WeWebU OpenWorkdesk für Medienunternehmen

Immer aktuell – immer sicher

Nichts ist so alt wie die Nachricht von gestern. In der Medienbranche zählt Aktualität. Um diese zu erreichen, müssen Journalisten möglichst von jedem Ort der Welt aus Beiträge, Fotos, O-Töne, Filmmaterial und andere Dokumente flexibel und schnell der Redaktion zur Verfügung stellen und auf Archivmaterial zugreifen können. Arbeitsprozesse, z.B. der Freigabeprozess, müssen optimal eingebunden sein. Mit einem ECM-System und dem WeWebU OpenWorkdesk kein Problem!

Ob in der Redaktion oder am Ort des Geschehens – der WeWebU OpenWorkdesk bietet Journalisten via Internet die Möglichkeit, Dokumente jeglicher Art schnell und komfortabel – und trotzdem sicher – ins IBM ECM-System einzustellen. Per Drag & Drop können sie mehrere Dokumente auf einmal hinzufügen und bequem nacheinander mit Metadaten bestücken. Attributwerte werden nur einmal eingegeben und für die restlichen Dokumente übernommen. Dadurch entfällt die händische Indizierung jedes einzelnen Dokuments, was zu einer erheblichen Effizienzsteigerung führt. Verschiedene Features wie Tastaturkürzel, Kontextmenüs oder das Inline-Editing von Metadaten ermöglichen ein schnelles und effektives Arbeiten.

Die Zwischenablage des WeWebU OpenWorkdesks und die Möglichkeit, wie von Windows gewohnt mit Tastaturkürzeln zu arbeiten, erleichtert die Dokumentenverwaltung und stellt eine hohe Benutzerakzeptanz sicher. Über ein feingranulares Rechte- und Rollenkonzept werden den Nutzern – ob Reportern oder Mitarbeitern im Back Office – nur genau die Informationen und Funktionalitäten zur Verfügung gestellt, die sie zur Erledigung ihrer Aufgaben benötigen. Ein umständliches Navigieren zu den jeweils relevanten Ordner und Dokumenten entfällt. Die Recherche von Archivmaterial erfolgt somit in wesentlich kürzerer Zeit.

Dokumente und Prozesse sind im WeWebU OpenWorkdesk eng miteinander verknüpft. Ist ein Journalist mit der Bearbeitung seines Beitrags fertig, setzt er den Dokumentenstatus z.B. auf „Zur Freigabe“. Der zuständige Redaktionsleiter oder Chef vom Dienst bekommt per E-Mail automatisch eine Benachrichtigung, dass das Dokument nun zur Überprüfung bereit steht. Hat er Änderungswünsche, kann er diese einfach per Kommentar zum Dokument hinzufügen und es an den Autor zurückgeben. Innerhalb von kürzester Zeit können Beiträge so effizient abgestimmt werden. Dabei werden alle Änderungen und Versionsstände festgehalten und protokolliert. Kein Dokument, keine Änderung geht verloren. Veröffentlichte Beiträge können einfach in Archivdokumente umgewandelt werden, auf die nur noch lesender Zugriff besteht. So wird die Einhaltung der Compliance sicherstellt.

Auf Basis von IBM FileNet P8 ist der WeWebU OpenWorkdesk z.B. beim Bayerischen Rundfunk in den Abteilungen Hörfunk sowie Bau- und Liegenschaftsverwaltung im Einsatz. In der Bau- und Liegenschaftsverwaltung werden damit Dokumente wie z.B. Bau- oder Erweiterungspläne verwaltet. In der Hörfunkabteilung wird er genutzt, um Manuskripte und andere Dokumenten nach Sendungen geordnet abzulegen.

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