WeWebU OpenWorkdesk im Anlagenbau

Optimale Planung ermöglicht optimale Realisierung

Großformatige Bauzeichnungen und dicke Papierakten ade! Im Anlagenbau gibt es eine neue Herausforderung: eine Vielzahl von elektronischen Dokumenten, die oft in lokalen Dateisystemen mit zahlreichen Unterordnern abgelegt werden. Das Problem ist, dabei jederzeit den Überblick zu behalten. Projektmitarbeiter speichern lokale Kopien oder versenden geänderte Dokumente per E-Mail. Wer arbeitet gerade am Dokument? Wo ist die aktuelle Version? Ist die zuletzt bearbeitete auch die freigegebene Version? Das sind Fragen, die sie sich oft stellen müssen und die die modernen ECM-Systeme leicht beantworten können. Mit deren Hilfe und einer einfach bedienbaren Benutzeroberfläche wie dem WeWebU OpenWorkdesk können Projekte im Anlagenbau effizient und sicher abgewickelt werden.

Alle Projektdokumente stehen im zentralen ECM-System zur Verfügung. Über den WeWebU OpenWorkdesk haben interne wie externe Projektmitarbeiter via Internet schnell Zugriff auf alle benötigten Informationen. Der Zeitaufwand für die Suche nach der korrekten Version eines Dokuments entfällt und die Produktivität der Mitarbeiter steigt. Verschiedene Features, u.a. Tastaturkürzel, Kontextmenüs, Inline-Editing von Metadaten und Dokumentenimport per Drag & Drop, ermöglichen ein schnelles und effektives Arbeiten. Je nach Nutzerrolle haben unterschiedliche Mitarbeiter unterschiedliche Sichten auf den Datenbestand. Ein Ingenieur des Projektteams sieht z.B. die neue Bauzeichnung in der Akte des jeweiligen Projekts, während der Projektleiter sich in der Querschnitts-Sicht „In Bearbeitung“ einen schnellen Überblick verschaffen kann.

Aufgrund der häufigen Prüfung von Projektdokumenten im Anlagenbau entstehen komplexe Arbeitsprozesse. Der WeWebU OpenWorkdesk bietet umfangreiche Möglichkeiten zur Bearbeitung und Überprüfung, denn Dokumente und Vorgänge sind eng verknüpft. Mit Hilfe von Workflows durchläuft jedes Dokument den kompletten Überprüfungszyklus, alle Änderungen und Versionsstände werden festgehalten und protokolliert. Kein Dokument, keine Änderung geht verloren. So werden Fehlerquellen reduziert und die Einhaltung der Compliance sicherstellt.

Viele Standardfunktionen des WeWebU OpenWorkdesks erleichtern Projektmitarbeitern zusätzlich die Arbeit: Wenn ein Dokument beispielsweise zur Überprüfung bereit ist, erhält der Prüfer eine E-Mail. Es können auch mehrere Mitarbeiter gleichzeitig an einem Dokument arbeiten und ihre Änderungen anschließend zusammenführen. Wenn ein Mitarbeiter abwesend ist, kann er einen Vertreter bestimmen, der in der Zwischenzeit seine Aufgaben übernimmt. Dadurch ist eine sehr effiziente Bearbeitung der Dokumente möglich.

Im Anlagenbau müssen zudem viele freigegebene Dokumente, wie z.B. Bauzeichnungen und Projektpläne, aufgrund gesetzlicher Vorschriften nach der Fertigstellung eines Projekts eingefroren werden. Dazu können Dokumente im WeWebU OpenWorkdesk einfach von Projektdokumenten in Archivdokumente umgewandelt werden, auf die nur noch lesender Zugriff besteht.

Mit diesen und anderen Features unterstützt der WeWebU OpenWorkdesk z.B. erfolgreich die Ingenieure des South Texas Project, eines Kernkraftwerks im Süden den USA, beim langwierigen Prozess der Erstellung und Genehmigens von Dokumenten während der Wartungsarbeiten.

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