Doch dies ist in der Regel keine optimale Lösung, denn eine Reihe von wichtigen Anforderungen größerer Unternehmen lassen sich mit typischen BCS-Systemen nicht erfüllen. So ist vielleicht die Anzahl der Dokumente, die ein einzelner Benutzer produziert und bearbeitet nicht sehr groß. Da jedoch praktisch jeder Mitarbeiter eines Unternehmens ein potentieller Nutzer ist, steigt das Dokumentenvolumen meist sehr schnell an. Somit ist die Skalierbarkeit eines ECM-Systems unabdingbar. Von der Administrations- und Kostenseite aus betrachtet bringt die Einführung eines oder mehrerer BCS-Systeme neben dem zentralen ECM-System erhebliche Nachteile und Belastungen, die man ja gerade vermeiden wollte.
Zudem entstehen mit der Einführung und dem Betrieb einzelner BCS-Systeme in verschiedenen Abteilungen oder Standorten neue Informationsinseln. Diese sind von der zentralen Verwaltung und dem unternehmensweiten Zugriff abgekoppelt und ihr Inhalt muss aufwendig in ein zentrales Repository überführt oder integriert werden.
Um alle diese Probleme zu vermeiden, hat WeWebU die Zero-Install Office Integration entwickelt. Damit lassen sich die Wünsche der Anwender nach optimaler Integration in die MS Office Produkte und einfachster Bedienung genauso erfüllen wie die Anforderungen der IT-Verantwortlichen nach zentraler Verwaltung und einfachstem Roll-Out. Da alle Dokumente und Metadaten im zentralen ECM-System gehalten werden, entfallen Redundanzen und Mehraufwände für die Administration zusätzlicher Systeme. Das ECM-System wird unternehmensweit genutzt und das Versprechen von Effizienzsteigerung und optimaler Prozessunterstützung wird genauso gehalten wie das vom Einhalten von Compliance. Das Investment in die ECM-Infrastruktur ist damit mehr als gerechtfertigt und macht sich schnell bezahlt.
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